在提取歸檔文件的時候，會把整袋歸檔文件拿出柜外進行暫時分堆放置，固然可以迅速地存放歸檔文件，但卻不便監(jiān)管，容易造成歸檔文件的散亂甚至遺失。易倒伏。為方便檔案袋的填寫和查看，在對歸檔文件進行裝袋的時候，一般都沒有進行跨年度、跨保管期限和跨機構(gòu)(問題)裝袋。這樣，有些檔案袋就會裝得不夠飽滿，出現(xiàn)半袋或幾近空袋的現(xiàn)象，檔案袋如平放則不便于對歸檔文件進行存取。
檔案庫房管理。要建立完善的檔案庫房管理制度，配備必要的防護設(shè)備，合理調(diào)節(jié)和控制溫度、濕度，做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作，保持整潔、有序，確保檔案安全無損由于沒有對檔案袋內(nèi)的歸檔文件進行多件的集中裝訂，在提取和存放單份歸檔文件的時候，還得逐件重新查找它原來的件號位置，會耗費一定時間和精力，難于歸位。
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